Ik stond laatst voor een groep professionals bij een softwarebedrijf. Tijdens één van de oefeningen kregen de deelnemers de opdracht om hun verhaal te presenteren.
En ik zal je iets vertellen: ik begreep er werkelijk niets van.
Er werd uitgebreid gesproken over processen, systemen en technische mogelijkheden. De deelnemers wisten duidelijk waar ze het over hadden, maar ondertussen zat ik met een vrij eenvoudige vraag: wat levert dit mij eigenlijk op?
Welk probleem wordt hier opgelost? Waarom zou ik enthousiast moeten worden over deze ontwikkeling? En wat verandert er concreet voor de mensen die ermee gaan werken?
Het interessante was dat de deelnemers mij vooral mee namen in de werking van hun software, terwijl ik als toehoorder nog nauwelijks begreep waarom die software relevant voor mij zou zijn.
En dat is precies een uitdaging die ik vaker tegenkom bij professionals die veel inhoudelijke kennis hebben. Ze weten ontzettend veel over hun vakgebied en willen die kennis graag delen. Alleen vraagt een goede presentatie ook dat je voortdurend nadenkt over wat de mensen tegenover je nodig hebben.
Deel je deze informatie omdat jij de expert bent?
Eén van de vragen die ik tijdens trainingen graag stel, is:
Deel je deze informatie omdat jij de expert bent, of omdat jouw toehoorder deze informatie nodig heeft?
Stel dat je maanden hebt gewerkt aan een nieuwe softwarefunctionaliteit. Je kent de technische keuzes, de uitdagingen tijdens de ontwikkeling en alle mogelijkheden van het systeem. Dan is het logisch dat je daarover wilt vertellen.
Maar stel dat je tegenover een klant staat die vooral wil weten of zijn medewerkers straks minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen. Hoeveel technische achtergrond heeft die persoon dan nodig?
Misschien wil hij begrijpen hoe de oplossing werkt. Misschien wil hij vooral weten hoeveel tijd het oplevert, wat de implementatie vraagt en welke risico's eraan verbonden zijn.
Die informatiebehoefte bepaalt hoeveel technische diepgang relevant is.
Dat betekent overigens niet dat je technische details moet vermijden. Als je presenteert aan een groep developers of IT-architecten, kunnen die details juist essentieel zijn. Maar ook dan helpt het wanneer je eerst duidelijk maakt welk vraagstuk jullie samen proberen op te lossen.
Je expertise wordt pas echt waardevol voor je publiek wanneer mensen begrijpen wat ze ermee kunnen.
Maak het grotere plaatje zichtbaar
Ik vergelijk het graag met iemand die je een uitgebreide routebeschrijving geeft, terwijl je nog helemaal niet weet waar jullie naartoe gaan.
Je hoort welke afslag je moet nemen, waar je linksaf moet en hoeveel kilometer je nog moet rijden. Maar zolang de bestemming onduidelijk blijft, is het lastig om al die informatie goed te plaatsen.
Bij technische presentaties kan precies hetzelfde gebeuren.
Je neemt je publiek mee langs verschillende processen, functionaliteiten en technische keuzes. Ondertussen zijn de mensen tegenover je nog op zoek naar het grotere plaatje.
Daarom zou ik bij het voorbereiden van een technische presentatie eerst drie vragen beantwoorden:
Welk probleem of welke behoefte staat centraal?
Wat verandert er door de oplossing die ik presenteer?
Waarom is dat belangrijk voor de mensen tegenover mij?
Wanneer je die antwoorden helder hebt, kun je veel gerichter bepalen welke informatie je vervolgens deelt.
Ken je publiek: een developer luistert anders dan een directielid
Binnen IT- en softwarebedrijven presenteer je regelmatig dezelfde oplossing aan verschillende groepen mensen.
De ene dag zit je tegenover een technisch team dat precies wil weten hoe de architectuur is opgebouwd. De volgende dag presenteer je aan een directie die moet beslissen of de investering verantwoord is.
En misschien moet je daarna aan eindgebruikers uitleggen hoe zij met het nieuwe systeem gaan werken.
De inhoudelijke basis kan hetzelfde zijn, maar de vragen die bij deze groepen leven, verschillen behoorlijk.
Voor een directielid kunnen kosten, cybersecurity, continuïteit en organisatiedoelen belangrijk zijn. Een developer wil mogelijk weten hoe de oplossing technisch wordt gerealiseerd. En een eindgebruiker vraagt zich vooral af wat er maandagmorgen anders gaat.
Ik zou daarom vóór je volgende presentatie eens onderzoeken welke belangen er bij je publiek spelen. Wat weten deze mensen al? Welke verwachtingen hebben ze? En welke informatie hebben ze nodig om een beslissing te kunnen nemen of een volgende stap te zetten?
Dat voorkomt dat je twintig minuten vertelt over iets waar jouw publiek op dat moment nauwelijks behoefte aan heeft.
Gebruik het ABC-model om jouw technische verhaal op te bouwen
Een structuur die ik graag gebruik om professionals te helpen hun boodschap scherper te maken, is het ABC-model:
Aandacht, Betekenis en Call to Action.
Laten we als voorbeeld een softwarebedrijf nemen dat een nieuwe oplossing voor het automatiseren van administratieve processen presenteert.
A: Aandacht
Je wilt dat mensen vanaf het begin begrijpen waarom het interessant is om naar je te luisteren.
Stel dat je opent met een overzicht van alle functionaliteiten. Dan vraagt dat behoorlijk wat voorkennis van je publiek.
Je kunt ook beginnen met een herkenbare situatie:
“Stel je voor dat jouw medewerkers iedere vrijdagmiddag nog handmatig gegevens uit drie verschillende systemen moeten overnemen. Hoeveel tijd kost dat jouw organisatie eigenlijk?”
Daarmee maak je direct duidelijk welk vraagstuk centraal staat.
Je kunt aandacht natuurlijk op verschillende manieren creëren. Een concreet voorbeeld, een vraag of een herkenbare situatie kan helpen, zolang het aansluit bij de mensen tegenover je.
B: Betekenis
Vervolgens wil je laten zien wat jouw oplossing betekent.
Wat verandert er voor de organisatie? Welke problemen worden opgelost? Wat kunnen medewerkers straks anders doen?
Hier mag je de technische inhoud zeker gebruiken. Alleen zorg je ervoor dat je publiek steeds begrijpt waarom die informatie relevant is.
Bijvoorbeeld:
“Doordat deze systemen straks met elkaar communiceren, hoeven medewerkers gegevens nog maar één keer in te voeren. Dat scheelt handmatige handelingen en verkleint de kans op invoerfouten.”
Nu wordt duidelijk wat de technische oplossing oplevert. En als je publiek vervolgens wil weten hoe die koppeling technisch werkt, kun je daar verder op ingaan.
C: Call to Action
Wat wil je dat jouw publiek na afloop concreet gaat doen?
Misschien wil je dat een klant akkoord geeft op een vervolggesprek. Dat een directieteam een investeringsbesluit neemt. Of dat medewerkers zich voorbereiden op een nieuwe werkwijze.
Maak die vervolgstap duidelijk. Bijvoorbeeld:
“Om te bepalen of deze oplossing geschikt is voor jullie organisatie, stel ik voor dat we volgende week samen de drie processen bekijken waarin nu de meeste handmatige werkzaamheden plaatsvinden.”
Daarmee geef je jouw publiek richting. Het ABC-model helpt je om tijdens de voorbereiding steeds te blijven nadenken over de aandacht van je publiek, de betekenis van jouw informatie en de beweging die je uiteindelijk wilt creëren.
Juist bij technische onderwerpen mag er energie in je verhaal zitten
Nog iets wat ik tijdens trainingen met IT- en softwareprofessionals belangrijk vind: de manier waarop je jouw verhaal overbrengt.
Want sommige onderwerpen zijn nu eenmaal behoorlijk taai.
Denk aan softwarearchitectuur, datamigraties, cybersecurity of de technische gevolgen van een implementatie. Je publiek moet zich concentreren om de informatie goed te kunnen volgen.
Dan maakt jouw manier van spreken een groot verschil.
Stel dat je tien minuten lang technische informatie deelt op hetzelfde tempo, met weinig variatie in je stem en zonder duidelijke pauzes. Je geeft je publiek nauwelijks gelegenheid om de belangrijkste informatie te verwerken.
Juist bij ingewikkelde onderwerpen zou ik daarom bewust spelen met je spreektempo en stemgebruik.
Wat ik ook belangrijk vind, is dat je jouw eigen betrokkenheid durft te laten zien. Als jij enthousiast bent over een ontwikkeling waar je maanden aan hebt gewerkt, laat dat dan horen en zien. Je hoeft daarvoor echt geen extraverte persoonlijkheid te hebben.
Je publiek mag best merken dat jij gelooft in wat je vertelt.
Een praktische oefening voor je volgende presentatie
Pak eens een presentatie die je binnenkort moet geven of die je onlangs hebt gegeven. Kijk vervolgens kritisch naar de eerste vijf minuten.
Begint jouw verhaal bij een technisch proces, een overzicht van functionaliteiten of een uitgebreide uitleg van hoe iets werkt?
Probeer die opening eens opnieuw te formuleren vanuit de vragen die bij jouw publiek leven.
Wat speelt er bij hen? Welk probleem willen ze oplossen? En waarom is de informatie die jij gaat delen voor hen belangrijk?
Schrijf vervolgens in één zin op wat je wilt dat ze na afloop onthouden.
Bekijk daarna je presentatie opnieuw. Welke onderdelen dragen bij aan die boodschap? Welke technische details zijn noodzakelijk? En waar kun je de betekenis van je verhaal concreter maken?
Oefen je presentatie vervolgens hardop. Let daarbij op je stemgebruik, je spreektempo en de momenten waarop je jouw publiek even de tijd geeft om informatie te verwerken.
Je zult merken dat deze voorbereiding je dwingt om bewustere keuzes te maken.
Spreken met impact binnen jouw IT- of softwarebedrijf
Tijdens mijn trainingen merk ik hoe interessant het is wanneer professionals hun eigen expertise opnieuw leren bekijken vanuit het perspectief van hun publiek.
Want technische kennis is ontzettend waardevol. Zeker binnen IT- en softwarebedrijven, waar complexe oplossingen vaak grote gevolgen hebben voor organisaties en hun medewerkers.
De uitdaging is om die kennis zo over te brengen dat mensen begrijpen waarom het belangrijk is en wat ze ermee kunnen.
Bij BeBold Academy verzorgen we daarom ook regelmatig incompany trainingen ‘Spreken met Impact’ voor IT- en softwarebedrijven. We werken met situaties uit jullie eigen branche werkomgeving en besteden aandacht aan de opbouw van je boodschap, storytelling, stemgebruik, lichaamstaal en het meenemen van je publiek. Zo kunnen deelnemers direct oefenen met presentaties die zij daadwerkelijk in hun werk geven!
Wil je verkennen wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Plan dan vrijblijvend een (digitaal) kennismakingsgesprek in.
