Onderhandelen doe je de hele dag: wat neem jij mee het gesprek in?

Bij onderhandelen denken we al snel aan een commerciële setting. Een offerte ligt op tafel, de klant wil korting en jij probeert ervoor te zorgen dat je niet te veel weggeeft.

Maar onderhandelen doen we veel vaker.

Je onderhandelt wanneer een klant vraagt of iets tóch nog deze week kan. Wanneer je een collega wilt meekrijgen in een idee. Wanneer je met je leidinggevende bespreekt welke verantwoordelijkheden je naar je toe wilt trekken. Wanneer twee afdelingen allebei vinden dat hun project prioriteit heeft. Of wanneer je simpelweg wilt aangeven: dit kan, maar dan heb ik wel iets anders van jou nodig.

Onderhandelen gaat voor mij daarom veel meer over positief beïnvloeden. Hoe krijg je beweging in een gesprek? Hoe maak je duidelijk wat voor jou belangrijk is en blijf je tegelijkertijd nieuwsgierig naar wat de ander nodig heeft?

En misschien nog interessanter: wat neem jij zelf mee zodra zo’n gesprek spannend wordt?

Je onderhandelt waarschijnlijk vaker dan je denkt

Niet iedere onderhandeling begint met de woorden: “Laten we het over de voorwaarden hebben.”

Stel dat een klant aan het einde van een project vraagt of jullie “dat kleine extra dingetje” nog even kunnen meenemen. Je hebt eigenlijk geen capaciteit, maar je wilt de relatie goed houden. Wat doe je?

Of je zit in een vergadering en hebt een goed idee. Een collega ziet het totaal anders en schiet direct in de weerstand. Blijf je bij je standpunt? Ga je harder argumenteren? Stel je vragen? Of denk je vrij snel: laat maar?

Ook daar ben je aan het onderhandelen.

Er zijn belangen, wensen en grenzen en je probeert samen ergens uit te komen. Soms gaat dat over geld. Net zo goed kan het gaan over tijd, aandacht, verantwoordelijkheden, capaciteit of de richting die jullie met een project op willen.

Dat maakt goed kunnen onderhandelen voor veel meer professionals relevant dan alleen voor mensen in sales.

Wat neem jij zelf mee de onderhandeling in?

Dit vind ik misschien wel een van de interessantste onderdelen van onderhandelen.

Je neemt namelijk altijd jezelf mee.

Hoe reageer jij wanneer iemand weerstand geeft? Hoe belangrijk vind je het dat de ander jou aardig vindt? Durf je duidelijk te zeggen wat je wilt? Hoe snel beweeg je mee wanneer iemand druk zet? En wat gebeurt er wanneer er na jouw voorstel ineens een stilte valt?

Juist op dat soort momenten kunnen persoonlijke patronen zichtbaar worden.

Misschien vind je harmonie belangrijk en doe je daardoor sneller een concessie. Misschien ga je bij weerstand juist harder overtuigen en geef je de ander steeds meer argumenten. Of je voelt je ongemakkelijk bij stilte en begint zelf alweer te praten terwijl de ander nog over jouw voorstel nadenkt.

Daarom vind ik onderhandelen zo interessant in combinatie met communicatie en persoonlijk leiderschap. Een techniek kan je helpen, maar je moet hem nog steeds zelf toepassen op het moment dat er iets op het spel staat.

Effectief onderhandelen begint met begrijpen wat er speelt

We zijn vaak behoorlijk goed in het voorbereiden van onze eigen argumenten.

Waarom is ons voorstel goed? Waarom hebben we deze deadline nodig? Waarom is deze prijs gerechtvaardigd? Waarom zou de ander akkoord moeten gaan?

Allemaal nuttig om over na te denken. Alleen zit er tegenover je ook iemand met belangen, wensen en zorgen.

Daar wil je informatie over verzamelen.

Waarom vraagt een klant eigenlijk om korting? Is de prijs werkelijk het probleem? Speelt er een budgetgrens? Vergelijkt iemand jouw aanbod met een concurrent? Wil de klant vooral het gevoel hebben dat er nog iets te onderhandelen valt?

Hetzelfde geldt buiten commerciële gesprekken. Een collega die jouw voorstel tegenhoudt, kan daar een reden voor hebben die jij nog helemaal niet kent.

Doorvragen en daadwerkelijk luisteren geeft je informatie. En met meer informatie kun je veel gerichter bewegen in een gesprek.

Stilte kan ook onderdeel zijn van onderhandelen

Deze sluit mooi aan bij iets waar ik in mijn communicatietrainingen sowieso veel aandacht aan besteed: comfortabel worden met stilte.

Stel dat jij een voorstel doet en de ander zegt niets. Wat gebeurt er dan bij jou?

De neiging kan groot zijn om die stilte zelf op te vullen. “We kunnen natuurlijk ook nog kijken naar…” Of: “Misschien is er qua prijs nog wel iets mogelijk…”

Voor je het weet, ben je met jezelf aan het onderhandelen.

Je hoeft een stilte niet onmiddellijk op te lossen. De ander mag nadenken. Jij mag nadenken. Een vraag hoeft niet binnen een halve seconde beantwoord te worden.

Rust helpt je om bewuster te reageren op wat er daadwerkelijk gebeurt in het gesprek.

Een training commercieel onderhandelen gaat over meer dan korting

In commerciële gesprekken wordt onderhandelen natuurlijk extra zichtbaar. Prijs, voorwaarden, looptijd, extra werkzaamheden en deadlines kunnen allemaal onderdeel worden van het gesprek.

Juist dan is het waardevol om vooraf helder te hebben wat voor jou belangrijk is.

Waar wil je naartoe? Waar zit ruimte? Welke onderdelen zijn belangrijk voor de ander? En als jij ergens in beweegt, wat zou je daar tegenover willen zetten?

Want concessies kunnen zich snel opstapelen. Een beetje korting, iets sneller leveren en dat extra onderdeel nemen we ook nog wel mee. Los lijken het misschien kleine bewegingen. Bij elkaar kunnen ze een behoorlijk verschil maken.

Een training commercieel onderhandelen kan daarom helpen om veel bewuster naar zo’n gesprek te kijken. Je bereidt je beter voor, herkent eerder wat er gebeurt en kunt steviger communiceren wanneer er druk ontstaat.

En juist daar komt die eerdere vraag weer terug: hoe reageer jíj wanneer die druk er daadwerkelijk is?

Waarom een training onderhandelen met een heel team of afdeling zo waardevol is

Je kunt één medewerker leren om beter te onderhandelen. Maar wat gebeurt er als zijn of haar collega de volgende dag in precies dezelfde situatie totaal anders reageert?

Dat maakt een incompany training onderhandelen wat mij betreft ontzettend interessant.

Wanneer een heel team samen traint, leer je namelijk ook van elkaar. Ineens wordt zichtbaar hoe verschillend mensen op dezelfde situatie reageren. De één stelt eerst vijf vragen. Een ander komt onmiddellijk met een oplossing. Iemand bewaakt heel duidelijk zijn grens en een collega blijkt veel sneller bereid om mee te bewegen.

Daar hoeft niet één perfecte onderhandelaar uit te komen. Juist de verschillen kunnen waardevol zijn. Je kunt wel gezamenlijk onderzoeken: hoe willen wij binnen onze organisatie met dit soort situaties omgaan?

Dat levert iets op wat je moeilijk bereikt wanneer iedereen los van elkaar een cursus volgt.

Je ontwikkelt samen een taal en vaardigheden die na de training blijft bestaan

Een incompany training geeft je bovendien de mogelijkheid om te werken met situaties die binnen jullie organisatie daadwerkelijk voorkomen.

Denk aan prijsdruk vanuit klanten, steeds terugkerende verzoeken om extra werkzaamheden, interne discussies over capaciteit of een leverancier waarmee de samenwerking goed is terwijl de voorwaarden opnieuw besproken moeten worden.

Als collega’s die situaties samen onderzoeken en oefenen, kun je er later ook gemakkelijker op terugkomen.

Wat gebeurde daar? Waar gaf je ruimte? Welke vraag had je nog kunnen stellen? Wat was voor de ander belangrijk? Wat deed jij toen er weerstand kwam?

Zo wordt onderhandelen iets waar je als team bewuster over kunt praten.

Een gezamenlijke training effectief onderhandelen kan daardoor op meerdere niveaus iets opleveren:

• je wordt bewuster van je eigen gedrag wanneer er belangen op het spel staan;

• je leert beter onderzoeken wat de ander daadwerkelijk nodig heeft;

• je oefent met situaties die binnen jullie organisatie voorkomen;

• je ziet hoe collega’s dezelfde situatie anders aanpakken;

• je ontwikkelt samen een taal om onderhandelingen voor en achteraf te bespreken;

• je kunt steviger communiceren en tegelijkertijd aandacht houden voor de relatie.

En dat laatste vind ik belangrijk. Je komt elkaar in het bedrijfsleven vaak opnieuw tegen. Een onderhandeling hoeft dus geen wedstrijd te worden waarbij één persoon met de beker naar huis gaat.

Binnen de Training Onderhandelen van BeBold Academy gaan we praktisch aan de slag met effectief onderhandelen en de communicatie die daarbij komt kijken. De training kan ook incompany worden gegeven, zodat je met een compleet team kunt oefenen met situaties uit jullie eigen werkomgeving.

Want wanneer een hele afdeling bewuster leert onderhandelen, investeer je uiteindelijk in veel meer dan die ene deal.